Menüpunkt 40: DB/2 Datei(en) exportieren (Teil 1)

Einführung

i-effect^® *DBEXPORT ermöglicht es Standorten mit IBM Power Systems, ihre Kunden und Anwender schneller und einfacher als je zuvor möglich mit qualitativ hochwertigen Informationen zu versorgen.
i-effect^® *DBEXPORT erreicht dies durch Bereitstellung von Werkzeugen für den Export von Power Systems Datenbanktabellen als Datenstromdateien im PC-Format.
Die Power Systems Datenbank (UDB for Power Systems) ist eine fortschrittliche, funktionsreiche, einfach handhabbare relationale Datenbank, die es ermöglicht, große Datenmengen sicher abzulegen sowie schnell und effizient abzufragen oder zu aktualisieren. Heutzutage möchten jedoch die meisten Kunden und Anwender in der Lage sein, auf die Daten der Datenbank zuzugreifen und diese mittels Programmen wie etwa Tabellenkalkulationen, PC-Datenbanken oder Geschäftsanwendungen zu bearbeiten. Ihre Kunden und Anwender in die Lage zu versetzen, auf die in der Datenbank enthaltenen Daten in der benötigten Form zuzugreifen, ist eine Herausforderung, der sich viele Power Systems nutzende Firmen täglich stellen.
Eine oft gebrauchte Annäherung an dieses Problem ist es, Anwendern zu gestatten, Daten aus der Power Systems Datenbank in PC-Applikationen zu importieren mittels Tools wie Client Access Dateitransfers und ODBC-Abfragen.
Diese Lösungen haben jedoch einige Nachteile, hauptsächlich in Bezug auf die Tatsache, dass es sich um „pull" Technologieen handelt. Mit anderen Worten, ein Client Access Dateitransfer oder eine ODBC-Abfrage müssen PC-seitig initiiert werden und können nicht einfach von der Power Systems aus gesteuert werden. Dies hat eine Reihe nachteiliger Konsequenzen.
Benutzer müssen sich im Büro befinden, um die Tasten zu drücken. Das bedeutet, dass diese Art von Operationen typischerweise tagsüber laufen müssen. Dies bürdet Ihrer IBM Power Systems und Ihrem Netzwerk ausgerechnet während einer ohnehin hohen Auslastung eine unnötige Last auf. Es bedeutet ferner, dass die Anwender in Ihrem Hause Zeit verlieren bei der Aufbereitung der Daten zur Benutzung. Ist es nicht besser, wenn diese Daten fertig aufbereitet vorhanden sind, wenn die Anwender im Büro eintreffen?
Die Anwender in Ihrem Hause müssen die Tasten zur richtigen Zeit drücken. Was geschieht, wenn der Job, der die benötigten Daten erzeugt oder aktualisiert, noch nicht beendet ist? Erhält man dann die Daten vom Vortag? Oder verliert man gar Daten, verfälscht sie oder dupliziert sie? Ist es nicht besser, wenn man die Aufbereitung von PC-Daten integrieren und zu geplanten Zeiten mittels Batch-Prozessen aufrufen kann, so dass die PC-Daten nicht erstellt werden, bevor die Power Systems-Datenbankprozesse abgeschlossen sind.
Die Anwender in Ihrem Hause müssen sicherstellen, dass die richtigen Tasten betätigt werden. Regulärer Dateitransfer und Datenbankabfragen können monotone, ermüdende und fehleranfällige Routinearbeiten sein. Menschen sind fehlbar und deshalb werden sich unvermeidbar von Zeit zu Zeit Fehler ereignen. Ist es nicht besser, diese Prozesse zu automatisieren?
Das *DBEXPORT-Modul dagegen verwendet eine „push"-Technologie. Es geht diese Probleme an, indem es einen Satz integrierter Tools zur Verfügung stellt, um PC-Daten vollständig aus Datenbanken auf IBM Power Systems Systemen extrahieren zu können, ohne dass dazu ein PC oder Benutzereingriffe nötig sind. Das bedeutet, dass der komplette Prozess vollständig automatisiert und programmgesteuert werden kann. Er ist einfach zu integrieren in bestehende Applikationen und Batch-Terminierungen.

Das *DBEXPORT-Modul kann folgende Eingaben und Quellen verarbeiten:

• SQL-Abfragen aus der Eingabeaufforderung
• SQL-Abfragen, die in einer Teil-Quelldatei gespeichert sind
• Query/400 Abfragen
• Query Management (QM/400) Abfragen
• Physische Power Systems (AS/400) Dateien
• Logische Power Systems (AS/400) Dateien

Das *DBEXPORT-Modul kann die Resultate oder Inhalte dieser Eingabequellen als Datenstromdateien in einem der folgenden Formate ausgeben:

• Excel [sowohl das BIFF 8 Format (kompatibel zu Excel 97 und höher) als auch das BIFF 5 Format (kompatibel zu Excel 5 und höher)].
• HTML
• Comma Separated Variable (CSV) und andere Begrenzungstextformate
• Festes Textformat
  Das bedeutet, dass Sie nun SQL-code ausführen lassen können und die Ausgabe direkt als Excel-Tabellenblatt abspeichern können, indem Sie einfach einen Befehl auf Ihrer IBM Power Systems ausführen lassen!
  Ebenso können Sie eine Abfrage ausführen und das Ergebnis als ASCII- CSV-Datei, speichern, um es z. B. in Lotus 123 zu öffnen. Falls Sie Ihre letzten Verkaufszahlen lieber in Ihrem Intranet anzeigen lassen wollen, statt einen Bericht auf Papier auszudrucken, was Sie vielleicht zuvor getan haben, speichern Sie die Ausgabe Ihres Verkaufs-Berichtsprogrammes als temporäre Datenbankdatei und benutzen Sie das *DBEXPORT-Modul, um diese Datei in HTML-Format zu konvertieren.

Datenstromdateien, die durch das *DBEXPORT-Modul erstellt wurden, können irgendwo im IFS (Integrated File System) Ihrer IBM Power Systems gespeichert werden. Das bedeutet, sie können entweder auf der Power Systems selbst (im Root oder im QDLS-Dateisystem) abgelegt werden, oder sie können nahtlos auf einen Windows- Server (unter Verwendung des QNTC-Dateisystems) oder auch eine andere Power Systems (unter Verwendung des QFileSvr.400-Dateisystems) übertragen werden.

Bei der Verarbeitung einer existierenden physischen oder logischen Power Systems- Datei als Quelle stellt das *DBEXPORT-Modul eine Reihe von zusätzlichen Funktionen zur Verfügung, die den Zugang Ihrer Mitarbeiter zu qualitativ hochwertigen, einfach zugänglichen Daten deutlich vereinfachen:

Anwendung

Das *DBEXPORT-Modul dreht sich um den CVTDBF (Convert Database File to Stream File) Befehl, der eine beliebige Power Systems Datenbankdatei (z. B. DB2 UDB für Power Systems Datei oder Tabelle) verwenden und in Formate konvertieren kann, die von weitverbreiteten PC-Anwendungen wie etwa Tabellenkalkulationsprogrammen, Datenbanken und Browsern verarbeitet werden kann.
Das *DBEXPORT-Modul kann Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter effizienter und zuverlässiger als bisher mit Daten zu versorgen.

Automatisierte Distribution von Reporten und Dokumenten

Versenden Sie Reporte an Ihre Mitarbeiter noch ausgedruckt auf Papier? Verteilen Sie Daten an Kunden noch per Post?
Wäre es nicht effizienter, wenn Ihre Mitarbeiter die selben Informationen in electronischer Form erhielten, so dass sie diese gleich in ihrer PC-Tabellenkalkulation öffnen können, ohne sie erneut eingeben zu müssen? Das *DBEXPORT-Modul kann Ihnen helfen, Ihre Anwendungen so zu modifizieren, dass Sie Daten in der Form bereitstellen, die von Ihren Mitarbeitern benötigt wird. Dazu müssen Sie lediglich die Ausgabe Ihrer Programme umstellen von Drucker-Spooldatei zu Datenbankdatei. Dann können Sie das *DBEXPORT-Modul dazu verwenden, eine Excel-Tabelle, CSV- oder HTML-Datei oder auch Festtextdatei zu erzeugen.
Dateien, die mit dem *DBEXPORT-Modul erzeugt wurden, können per eMail an
Benutzer, Kollegen und Kunden versendet werden, statt sie als Ausdruck auf Papier
zu verteilen und Sie erleichtern damit allen Anwendern die weitere Handhabung,
während Sie Ihr Geld einsparen und Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen.

Integration in Ihre gewöhnlichen Stapelverarbeitungsprozesse

Stellen wir uns einmal vor, Sie beschäftigen im Controlling Experten, die sich sehr gut mit Excel auskennen, und deren Aufgabe es unter anderem ist, an jedem Montag morgen die Verkaufszahlen der Vorwoche zu analysieren und zu präsentieren. Um diese Informationen aus der Verkaufsdatenbank nach Excel zu exportieren, könnten diese Experten eine Client-Access-Dateiübertragung oder eine ODBC-Datenbankabfrage durchführen. Sie werden sich jetzt fragen, ob dies denn nicht tatsächlich der einfachste Weg ist. Die Verwendung des *DBEXPORT-Moduls weist jedoch einige deutliche Vorteile gegenüber diesen Methoden auf:

• Die Daten stehen für die Anwender bereit, sobald sie benötigt werden. Lassen Sie die Konvertierungsprozesse über Nacht laufen. Auf diese Weise müssen Ihre Mitarbeiter morgens lediglich eine Datei auf einem PC-Server oder aus dem IFS der Power Systems öffnen und sie verlieren keine wertvolle Arbeitszeit durch manuell zu startende Dateiübertragungen bzw. ODBC-Abfragen.
• Die Daten können zu einer passenden Zeit aufbereitet werden. Konvertierungen können einfach in Ihre Übernacht- oder Wochenend-Stapelverabeitungs-Jobs integriert werden, also zu einer Zeit, wenn die Auslastung Ihres EDV-Systems und Netzwerks am geringsten ist. Ein PC wird dazu ebensowenig benötigt wie komplizierte, fehlerträchtige Power Systems-PC-Kommunikation für die Auslösung von Dateiübertragungen oder ODBC-Abfragen.
• Konvertierungen beginnen nicht, bevor die Daten zur Verfügung stehen. Rufen Sie die Konvertierung unmittelbar nach Abschluss des Prozesses auf, der die Daten erstellt, um die korrekte Reihenfolge sicherzustellen.
• Weil die Konvertierungsparameter in Ihre Anwendungen integriert sind, können Sie sicher sein, dass die Konvertierung jedes Mal automatisch korrekt ausgeführt wird. Sie müssen nicht darauf vertrauen, dass Ihre Mitarbeiter den Transfer oder die Abfrage täglich oder wöchentlich stets korrekt aufrufen und diese müssen sich nicht für jedes Mal merken, welche Tasten zu drücken und welche Auswahlen zu treffen sind.

Statt Ihre Mitarbeiter ODBC-Abfragen Ihrer Verkaufsdatenbank an einem Montag morgen starten zu lassen, definieren Sie lieber einen Job, der an jedem Wochenende Informationen über die Verkäufe der abgelaufenen Woche aus dieser Datenbank extrahiert. Das ist so einfach wie eine Query/400-Abfrage zu starten. Mit dem *DBEXPORT-Modul können Sie die Abfrage starten und das Ergebnis als Excel-, CSV-, HTML- oder ASCII-Datei im IFS Ihrer Power Systems abspeichern. Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich eine Netzlaufwerkverbindung zur richtigen Power Systems und die entsprechenden Berechtigungen, um auf die Daten zugreifen zu können. Am Montag morgen starten sie dann nur noch ihre Tabellenkalkulation und öffnen die von CVTDBF bereits erstellte Datei, um dann sogleich mit diesen Daten arbeiten zu können.
Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass die Power Systems die Erstellung der Dateien im PC-Format vollständig kontrolliert, zeitlich disponiert und durchführt. Dies spart den Anwendern Zeit und Mühe, erspart Ihnen die Besorgnis darüber, ob die Anwender ihren Dateitransfer korrekt erhalten bzw. die ODBC-Abfrage zum richtigen Zeitpunkt starten und es bewahrt die IBM Power Systems vor unnötiger Auslastung während der Geschäftszeit.

Gemeinsame Datennutzung

Nicht selten möchten viele Ihrer Mitarbeiter auf die gleichen Daten zugreifen. Dies bedeutet meist, dass verschiedene Anwender dieselben oder sehr ähnliche Abfragen bzw. Dateitransfers an Ihre Datenbank innerhalb des gleichen Tages starten, was sehr ineffizient ist. Warum also nicht diese Abfrage einmal über Nacht starten und die Ergebnisse als Excel,- CSV- oder HTML-Datei auf einem zentralen Server gespeichert für jedermann zugänglich machen?
Alternativ können Sie diese Dateien natürlich auch für Ihre Kunden zur weltweiten auf Ihrer Website veröffentlichen, oder auch in einem sicheren (passwortgeschützten) Intranet bzw. Extranet.
Datenstromdateien,die mit dem *DBEXPORT-Modulerstellt wurden, können irgendwo im IFS (Integrated File System) Ihrer IBM Power Systems abgespeichert werden.

Formate

CVTDBF konvertiert eine Power Systems Datenbankdatei (physisch oder logisch) in eine PC-Datei, die als Datenstromdatei beliebig im IFS (Integrated File System) Ihrer Power Systems abgespeichert werden kann. Damit steht diese Datei jedem authorisierten Benutzer mit passend zugewiesenem Client Access Netzlaufwerk zur Verfügung.
Sie können unter verschiedenen Formaten für Ihre Dateien auswählen, abhängig von Ihren speziellen Anforderungen. Weitere Formate werden in künftigen Versionen des Produkts zur Verfügung stehen. Gegenwärtig stehen folgende Formate zur Verfügung:

CVTDBF FROMFILE(RECHNUNGEN)...
 TOFMT(*FIXED)
 STMFOPT(*ADD)

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: